Utgång, ett lyckat it-projekt

Att få stoltsera med ett lyckat it-projekt är det många som drömmer om. Vi tycker att vi lägger ner mycket tid på att ta fram detaljerade och noggranna planer för projektet. Framtagna dokument känns detaljerade och noga genomarbetade. Trots detta anses ofta it-projekt som misslyckade, framför allt av systemanvändaren. Hur kommer det sig?

En bidragande faktor kan vara att man inte varit tydlig med att förmedla det grundläggande syftet och behovet till dem som blir påverkade av förändringen. Har alla inblandade samma målbild? Om svaret är nej eller osäkert blir påföljden att projektet känns misslyckat i deras ögon. Att man sedan är missnöjd med projektet pga. att man inte gillar förändringen är en helt annan sak än ett misslyckat it-projekt.

När ett behov föds till ett projekt, då börjar utmaningen med att bibehålla det behovet och förmedla det vidare och i slutändan stå med resultatet ett lyckat it-projekt.

Hur kan vi då lyckas med detta?
Idag använder sig många företag av olika verktyg och metoder för att lyckas med sina projekt, men ibland hjälper inte ens det för att nå resultatet ett lyckat it-projekt. Oavsett verktyg och metoder så kommer man inte undan att det i grund och botten handlar om människor, människor med olika bakgrund och erfarenheter som ska samarbeta mot samma mål (som ibland kan se olika ut) och beroende på hur man hanterar det i projektet tror jag är en bidragande faktor till ett lyckat it-projekt eller inte.

Nedan följer några tips som jag brukar ha med mig i rockärmen under mina projekt:

• Ta inget för givet!
  Prata med så många berörda parter som det bara går, både i grupp och enskilt. Min erfarenhet har lärt mig att den bild jag får från en grupp lätt ändras när man pratar med respektive person från gruppen enskilt. Speciellt om det är en chef med i gruppen.
• Blanda in rätt personer!
  Känn av organisationen, vem är den informella ledaren? Vem har djupast kunskaper i ämnet? Vem har jobbat längst? Vem är minst förändringsbenägen? Var helt enkelt noga med vilka som finns med i din referensgrupp. Använd dig utav nyckelpersoner från alla led, från användare till personer med strategiskt ansvar. Personer från både verksamheten som från it.
• Håll dig uppdaterad!
  Ha i åtanke att behov och krav är en färskvara som förändras kontinuerligt. Bearbeta dem, följ upp dem och förvalta dem kontinuerligt under projektet. Lägg upp en plan för hur ni ska hantera förändring av behov och krav i de olika faserna. Gå då och då tillbaka till projektets mål och syfte, det händer nämligen att dessa glöms bort eller förändras längst vägen eller inte längre stämmer överens med de förändrade behoven/kraven.
• Kommunikation!
  Var noga med hur och vem som sköter kommunikationen. Anpassa kommunikationen efter publik och t.o.m. vem som för kommunikationen utåt till olika grupperingar. Det är både mer effektivt och rätt ibland att låta projektledaren gå åt sidan och låta en representant från verksamheten föra kommunikationen utåt.
   

Till sist - var öppen, lyhörd och mottaglig för synpunkter. Var så ärligt du kan och bjud in till dialog.

Hoppas detta hjälper dig med att få med dig ytterligare en, eller flera, personer som tycker du har genomfört ett lyckat it-projekt.

/Jenny