Bergsbestigning och projektledning – vad har de gemensamt?

Projektledning | mars 28, 2018 |

Tänk er en expedition som ska bestiga Mount Everest. Expeditionen ska gå uppför världens högsta berg. Och ner igen, helskinnade. De allra flesta av oss förutsätter att vissa fundamentala aspekter är tillgodosedda och uppfyllda; dels innan expeditionen ger sig iväg och dels när den är igång.

  1. Expeditionen har ett tydligt och fast mål. Vi ska komma upp till Mount Everest och ner igen.
  2. Sponsorer finns, som med resurser och mental support stöttar expeditionen helhjärtat hela vägen från förberedelse till avslut.
  3. Gruppen har tillräckliga och adekvata resurser i form av exv personer, utrustning, kläder. Allt annat är otänkbart i den stränga och karga miljön.
  4. Gruppen har planerat för det oplanerade. Vädret kan slå om, laviner kan gå som ändrar på den tänka rutten, saker kan gå sönder.
  5. Teamet är dedikerat, engagerat, motiverat och kompetent och teammedlemmarna utför uppgiften helhjärtat. Självklart ska de lyckas! Inget annat är tänkbart, trots prövningar som väntar.

För lek med tanken om en eller flera av dessa punkter inte skulle vara uppfyllda. Skulle en expedition företas, om ens lyckas? Uppgiften skulle bli så mycket svårare än vad den redan är, även med alla aspekter uppfyllda.

Läs guiden: Effektiv förändringsledning

En del av de IT-projekt som startas är, likt expeditionen, rätt utmanande. Höga och utmanande mål sätts och det är projektets uppgift, med projektledaren i spetsen, att nå dessa mål. Men likt bergstigningen, behövs fundamentala förutsättningar finnas på plats. Tyvärr kommer larmrapporter som titt som tätt visar på skrämmande höga siffror på andelen misslyckade projekt. Är det egentligen så konstigt? Om förutsättningar för att lyckas inte finns?

När jag drar paralleller till expeditionen, blir det väldigt tydligt varför misslyckanden sker:

  • Otydliga projektmål eller mål som ändras.
    • Ni ska nu inte längre bestiga Mount Everest, utan Kangchenjunga, en annan näraliggande topp i Himalaya-bergskedjan.
  • Styrgrupper eller sponsorer med bristande intresse.
    • Det supporterande team som finns i baslägret går helt enkelt hem innan expeditionen är tillbaka.
  • Otillräckliga medel för att utföra uppgiften.
    • Expeditionen bestiger berget iförda sommarkläder då pengarna inte räcker till för något annat.
  • Plan som inte får ändras, trots att omgivningen förändras.
    • En snöstorm bryter ut och expeditionen väljer ändå att irra ut med fara för livet.
  • Team som inte vill, kan eller har tid att utföra uppgiften.
    • Expeditionen går upp för berget bara lite, lite halvhjärtat och på deltid medan de parallellt sysselsätter sig med annat.

Nu säger jag inte att alla IT-projekt eller all projektledning faller under detta. Och definitivt är det inte så att samtliga punkter brister samtidigt. Men även med bara ett fåtal bristande punkter blir uppgiften så mycket svårare, om än ens görbar. Inte alltför sällan ändras förutsättningar och krav (vilket i sig är normalt!), och projektet måste ta hänsyn till dessa genom att anpassa sig. Men det är inte lika uppenbart att planer, budget och deadline ändras i samma takt. Lägg till att projektet har projektresurser på deltid, blir hela ekvationen svårlöst. Detta är min erfarenhet efter att ha jobbat i IT-projekt i nu 15 års tid.

Med det sagt, vill jag uppmana projektledare och även projektteam att planera för projekten i termer av bergstigningsexpeditioner. Då blir det tydligt vad som krävs för att lyckas!

Nyfiken på mer om projektledning? Kolla in min kollega Johans inlägg om ProjektLEDARSKAP.

Läs också