En av våra BI-hjältar berättar

Business Intelligence | oktober 10, 2017 | Izabela Wislocka

Från Excelark till ett centralt system som beräknar bemanningen på vårdavdelningarna i ett län. Vårt Business Intelligence-arbete för Region Halland har resulterat i att vården kan bemanna enklare och därmed erbjuda en bättre vård.

Att budgetera för bemanningen på vårdavdelningarna är ett komplext arbete. Tidigare har detta skett via beräkningstunga Excelark som avdelningarna fyllt i manuellt. Vi fick uppdraget att skapa en effektivare lösning och att centralisera processen. Jakob Mattelin är en av hjärnorna i uppdraget och har jobbat med teamet på Region Hallands ekonomiavdelning i ett år. Han är på plats en dag i veckan.

– De jag stött på som jobbar inom vården är väldigt engagerade. Här finns ett engagemang som jag upplever som annorlunda. Att förstå hur vården fungerar, jobba med att förbättra och göra något som bidrar till samhället är väldigt roligt. Det är ett ämne som engagerar många i stort, inte bara de inom organisationen, berättar Jakob.

Stretch tog fram en centraliserad databaslösning där respektive avdelningschef matar in behovet av bemanning dag för dag på sin vårdavdelning. Det räknas sedan om till tjänster. Systemet ger ett större helhetsperspektiv och det blir lättare att åskådliggöra skillnader i bemanning över hela organisationen. Förhoppningen är att man ska kunna säkerställa att man har rättvisa förhållanden, kunna bemanna optimalt och lättare sätta personalbudget.

– Organisationen hade en uppfattning om att det började bli ohållbart och att det var för mycket manuellt arbete. Det var både arbetsintensivt och osäkert vilket de insåg själva. Men de var inte helt på det klara vad vägen ut var. Där kom jag in. Exakt hur lösningen skulle se ut visste varken jag eller Region Halland från början så det har växt fram under resans gång genom ett agilt arbetssätt.

På Stretch börjar vi alltid med workshops där vi lyssnar på vad organisationen har för utmaningar, behov och krav. För Region Hallands del resulterade det i något som idag kallas PKP-lösningen, Produktions- och kapacitetsplaneraren.

– I mitt fall är jag inte på någon IT avdelning utan direkt i verksamheten. Det är ett tätt samarbete vilket gör att jag enklare förstår vad de behöver och på så vis blir lösningen bättre. Det blir också roligare för mig att jobba när jag lär känna en ny typ av verksamhet och jag får se värdet av det jag skapar. På Stretch har man ett stort eget ansvar och det finns alltid stöttning på företaget att hämta. Jag tycker att jag är ganska självgående och det finns trygghet i möjligheter till finns rådgivning och mentorskap.

Jakob har tidigare jobbat på både ett generellt IT-bolag och hos en Business Intelligence-specialist. På Stretch har han insett vikten av de båda.

– Jag insåg att analys inte står för sig själv. Datan kommer alltid från något, till exempel ett affärssystem och även det kunnandet finns här. På Stretch kan vi hela kedjan av data och det bidrar till att vi har ett brett erbjudande och kan göra mycket.

Stretch fortsätter samarbetet med Region Halland och påbörjar nu nästa steg där man bygger en modul för läkarna som arbetar på jour och enligt ett helt annat organisationssystem. Jakob hänger förstås med sin kund.

– Nu ger vi oss in på ett nytt spännande område med massor av verksamhetsregler att identifiera och implementera i den nya modulen. Det agila arbetssättet lämpar sig mycket väl i detta sammanhang då vi befinner oss på outforskad mark och kommer behöva pröva oss fram i allt större utsträckning. Att ta fram lösningar för nya områden är otroligt roligt då jag får insikt i hur andra delar av verksamheten fungerar.

Läs också