Leverera snabbare, bättre och till en lägre kostnad

Agilitet, Projektledning | december 15, 2017 | Tor Ganslandt

Projekttriangeln, eller Järntriangeln som en del väljer att kalla den, anges som treenigheten mellan krav, kostnad och tid. I kampen om att hålla ramarna för krav, kostnad och tid lämnas endast parametern kvalitet tillgänglig för att kompensera för eventuella övertramp i de tre andra.

Även om detta verkar vara det enda sättet att ansvarsfullt hantera planering och kontroll av projekt, innebär det samtidigt en stor och onödig belastning på organisationen och individen. Låt mig förklara varför.

Vill du ha rätt kravmängd eller rätt affärsvärde?

Hur många gånger har du flyttat en deadline eller begärt fler resurser från styrgruppen för att nå projektets mål? Saker som tid, kostnader, färdigheter och politik gör att idén och visionen för ett projekt förändras över tid. Historiskt har vi accepterat det faktum att kostnader och tid är flytande samtidigt som vi desperat försöker kontrollera dem, men till ingen nytta. Genom att fokusera på kvalitet och affärsvärde kan vi vända situationen. Slå fast leveransdatum (tid) och mantimmar (kostnader), och tillåt kraven att flyttas mellan delleveranserna. Eftersom resultatet är av betydelse för kunden, hittar vi ett sätt att tillsammans fördela kraven jämt per delleverans. Och utifrån leveransorganisationens perspektiv, eller leverantören för den delen, kan detta leda till kommentarer som:

”Det är önsketänkande, eftersom kunderna vill ha ett fast pris, eller åtminstone trovärdiga förutsägelser.”

Tänk efter, vad gör ett fast pris på en förutbestämd kravbild för leverantören? Alla vet ju att kravbilden förändras över tiden. Leverantören tvingas att lägga till risk, planera för risk, förbereda sig för risk. Konkurrensen på marknaden gör att leveransorganisationer försöker minska tiden och kostnaderna i sina erbjudanden. Detta resulterar i sprucken projektbudget, försenad leverans och förlorade intäkter. Skaparna till ”Det agila manifestet säger:

”Lär dig att lita på din förmåga att agera på oförutsägbara händelser. Det är viktigare än att lita på din förmåga att planera för katastrof.”

Detta visar tydligt att vi måste lära om! Skippa big bang-leveranser och börja ta små steg till affärsvärde.

Vad kan vi göra?

Först och främst måste vi radikalt förändra hur vi ser på projektleveranser, och vi behöver avprogrammera några grundläggande reflexer. Sluta fokusera på kostnad och tid, börja tänka affärsvärde. Sluta med detaljstyrning, och våga vara transparent med information.

Som du kan se i modellen ovan har vi den traditionella järntriangeln till vänster, och den agila motsvarigheten till höger. I den agila fixerar vi kostnad och tid till perioder i kalendertid, och det som får ge vika är antalet funktioner som skall tillföras under den givna tidsramen. Detta skapar möjligheter att:

  • Byta riktning efter varje period, exempelvis varannan vecka.
  • Ge förutsägbara svar på kostnad och tid vid varje tillfälle.
  • Reducera risk, eftersom vi i utgången av perioden kan verifiera avtalade funktioner och vet då om perioden givit önskat affärsvärde.
  • Misstag kan korrigeras redan under nästkommande period, och då har endast den gångna periodens resurser och kalendertid gått förlorat.

Detta innebär i sin tur att beställare och leveransorganisation behöver arbeta nära tillsammans. En annan fördel är att vi förutsätter variationer och vi bevarar våra alternativ. Beställarna vet vilka värden de efterfrågar, inte vad de behöver för att få det att hända. Hjälp dem att bli experimentella. Det är inte kravet i sig som skall levereras, det är värdet utifrån kravet som du söker. Tid, kostnad och krav hämmar din kreativitet och möjligheten att maximera affärsvärdet.


I januari börjar jag hålla i en serie av utbildningstillfällen om ett av våra agila ramverk, SAFe. Säkra din plats redan nu!

 
Detta är första artikeln i en serie om tre, där jag beskriver hur du kan hitta en effektivare metod än klassisk vattenfalls projektstyrning för din IT-intensiva verksamhet.

Läs också