Nollbasbudgetering – något för er?

Business Intelligence, MDM | oktober 6, 2015 |

Att börja arbeta med budgeten från ett blankt papper är en mardröm för de flesta ekonomiavdelningar. Trots det har allt fler börjat använda Zero-base budgeting eller nollbasbudgetering på svenska. (Se McKinsey, Bain & Company, Deloitte m.m). Vad är nollbasbudgetering och är det något för er organisation? 

Nollbasbudgetering introducerade för första gången på 70-talet av Peter A. Pyhrr i en artikel i Harvad Business Review. Metoden började användas av allt fler som ett alternativ till den traditionella budgeteringen, dvs. den som till stor del baseras på resultatet från föregående år, inklusive mindre justeringar beroende på förväntningar och krav. Det visade sig dock vara svårt att genomföra och implementera nollbasbudgetering fullt ut i organisationerna och många misslyckades med att få det positiva resultat som var kopplade till metoden. Detta berodde till stor del på att arbetet med nollbasbudgetering tog mycket tid i anspråk. Detta till trots så har man sett en ökning av användandet från 2008 fram till idag. Ökningen sker inom privat såväl som offentlig sektor. Detta beror troligen på att organisationer är mer mogna för metoden idag än vad de var förr samt att de verktyg man använder sig av har blivit bättre.

Nollbasbudgetering handlar i grund och botten om att man inför varje ny budgetcykel börjar om från noll, med ett blankt papper, utan att ta hänsyn till föregående års resultat. Budgeten byggs nerifrån och upp baserat på att varje funktion inom organisationen analyseras och godkänns utifrån de kostnader och resultat som funktionen tillför. Rätt använt ger nollbasbudgetering verksamheten bättre koll över kostnader. Det ger en insyn i vilka som är de stora kostnadsdrivarna, men även vilka funktioner eller uppgifter som tillför värde. Dessutom möjliggör metoden att organisationens strategier och långsiktiga mål i större grad kan knytas till specifika funktioner och uppgifter inom organisationen. Därmed ökar även möjligheten att mäta och följa upp verksamheten. Av naturliga skäl har metoden flest användare inom den privata sektorn, men även offentlig verksamhet har mycket att vinna på användandet av metoden då det ger en mer rättvisande bild över uppdraget. Det ger en bättre bild över det verkliga användandet av resurser som behövs kopplat till verksamheten. Dock har man en annan förutsättningar och därför burkar man inom offentlig verksamhet utgå ifrån olika nivåer på anslag, eller finansiering kopplat till uppdraget och kvalitén istället för resultat.

Ett exempel där man använde sig av nollbasbudgetering, som jag själv varit med om kommer från landstingsvärlden. Inför varje budget fick vi ta fram ett önskeläge. För att hålla en avdelning öppen exempelvis krävdes en viss bemanning och förbrukningsmaterial, med resultatet att x antal personer kunde vårdas per dygn. Eller, för att för kunna hålla ner vårdkön så behövde man utföra x antal operationer, vilket gav incitament till en viss bemanning och förbrukning av material. Detta gav i sin tur ett behov av ett visst antal vårdplatser etc. Våra förslag med kostnader kopplat till resultat presenterades för ledningen som sedan tog beslut om finansieringen. Dock var det ett antal rundor till innan det slutliga beslutet om tilldelad budgeten, där vi fick presentera konsekvenser av minskad finansieringen utifrån vad som produceras och kvalité. Arbetet bidrog till att vi kommunicerade mycket mellan avdelningarna. Vi gjorde överenskommelser om vad som skulle produceras samt förstod hur vi påverkade varandra i kedjan. Detta arbete gjorde även att man utvärderade återkommande om vi gjorde rätt saker, på rätt sätt och vad våra kostnader var för att utföra de uppgifter vi hade blivit ålagda.

För att lyckas med nollbasbudgetering krävs att man har en förståelse för de processer eller flöden som finns inom organisationen. Vad gör vi och hur hänger olika funktioner och uppgifter ihop samt vilka värden tillförs under arbetet. Vidare behövs definitioner av gemensamma begrepp, såväl mellan funktioner som IT-stöd inom organisationen. Menar vi samma sak eller har vi olika syn på en och samma sak. En gemensam bild ger oss möjlighet att exempelvis koppla ihop produktionsdata med ekonomisk eller personell information. Inom ett landsting kan vi då säga hur mycket personal eller kostnad olika typer av operationer tar i anspråk. Sedan behövs det givetvis bra IT-stöd som används på rätt så det ger organisationen möjlighet att ta ut och analysera informationen, utifrån de olika perspektiven.

En viktig hörnsten, som inte ska glömmas för att lyckas med nollbasbudgetering är att ledningen är med och förstår varför detta görs. Annars undergrävs arbetet och verksamheten känner sig mer störd än hjälpt. Detta medför i sin tur att det blir svårt att se värdet med nollbasbudgeteringen. Om vi har allt detta på plats medför metoden att vi får kontroll och förståelse över de kostnader som finns. Dessutom ser vi det värde dessa medför för att realisera mål eller uppgifter vi har blivit ålagda.

Är ni redo eller nyfikna på nollbasbudgetering? Oavsett så kan vi berätta mer om hur du får en bättre budget och planeringsprocess efter erat behov och förutsättningar. Kontakta oss så berättar vi mer.

Läs också