{"id":2053,"date":"2023-08-07T10:41:28","date_gmt":"2023-08-07T10:41:28","guid":{"rendered":"https:\/\/www.stretch.se\/?post_type=news&p=2053"},"modified":"2026-02-25T09:07:22","modified_gmt":"2026-02-25T09:07:22","slug":"arma-i-vaeret-for-en-mer-effektiv-arbeidshverdag","status":"publish","type":"news","link":"https:\/\/www.stretch.se\/en\/insights\/arma-i-vaeret-for-en-mer-effektiv-arbeidshverdag\/","title":{"rendered":"\u201cArma i v\u00e6ret\u201d for en mer effektiv arbeidshverdag"},"content":{"rendered":"
\n\t
\n\n\t\t
\n\n

Hvordan skape en mer effektiv arbeidshverdag? Hvordan bygge endringskultur og sikre gevinstrealisering? Dette er sp\u00f8rsm\u00e5l Oslo kommune stilte seg etter \u00e5 ha implementert Microsoft 365 som samhandlings- og kontorst\u00f8tte-l\u00f8sning i 2021. Implementeringen var en av de st\u00f8rste IT-investeringene i Oslo kommune noensinne, og omfattet endringer i ulik grad for mer enn 40\u202f000 ansatte.<\/p>\n\n\n\n

Utviklings- og kompetanseetaten (UKE), Oslo kommunes interne tjenesteleverand\u00f8r og ansvarlig for utrulling og forvaltning av Microsoft 365, har etablert et team av endringsledere for \u00e5 jobbe nettopp med disse sp\u00f8rsm\u00e5lene. Teamet best\u00e5r av en endringsglad gjeng med bred kompetanse fra ulike konsulenthus, deriblant v\u00e5r konsulent Ingrid Espe Alfredsen fra Stretch Accelerate AS. Under ledelse av UKE har endringsteamet st\u00f8ttet kommunens 45 ulike virksomheter med \u00e5 \u00f8ke utnyttelsen av Microsoft 365. De har hjulpet med \u00e5 tilpasse og forbedre arbeidsprosesser for en mer effektiv arbeidshverdag, samt bygge en felles kunnskapskapital for \u00e5 bidra til mer deling og samhandling p\u00e5 tvers i kommunen.<\/p>\n\n\n\n

“Ingrid har v\u00e6rt med \u00e5 skape stor verdi gjennom sitt engasjement. Hennes faglige tyngde, skarpe strategiske og taktiske blikk, og ikke minst sterke egenskaper som lagspiller, har bidratt til at teamet har blitt en suksess og skapt varige fotavtrykk.”<\/em><\/p>\n\n\n\n

–  Monica Haglund, prosjektleder for implementering og utrulling av Microsoft 365 i Utviklings- og kompetanseetaten <\/p>\n\n\n\n

Oslo kommune, som jobber med et bredt spekter av tjenester, har ansatte med sv\u00e6rt ulik arbeidshverdag og ulike behov. Det store sp\u00f8rsm\u00e5let ble dermed: Hvordan g\u00e5r et lite endringsteam frem for \u00e5 treffe flest mulig? I samarbeid med UKEs kundeansvarlig-team, som kjenner virksomhetenes behov godt, gjennomf\u00f8rte endringsteamet en kartlegging og definerte satsningsomr\u00e5der. Strategiske partnersamarbeid ble et satsningsomr\u00e5de, der fokuset er \u00e5 finne grupper med felles m\u00e5l og behov, s\u00e5 initiativ kan skaleres, skape synergier og ha en overf\u00f8ringsverdi til flere. Her har det eksempelvis blitt gjennomf\u00f8rt en pilot i samarbeid med Bydel Gamle Oslo og andre samarbeidspartnere, om tilpasset oppl\u00e6ring i Teams for barnehageansatte. Piloten var vellykket og legger til rette for at ansatte vil kunne f\u00e5 et kompetansel\u00f8ft, \u00f8kte samhandlingsmuligheter og frigj\u00f8ring av mer tid til deres prim\u00e6re fokus; barna. Et annet eksempel er ansatte ved kommunens gravlunder. Her piloterte teamet en ny l\u00f8sning for \u00e5 effektivisere og digitaliserte manuelle arbeidsoppgaver ute p\u00e5 gravlundene, ved bruk av Microsoft Power Plattform. Dette ble gjort i samarbeid med Gravplassetaten og Vestre Gravlund, som blant annet f\u00f8rte til betraktelig tidsbesparing, mindre utskrift p\u00e5 papir og mer effektiv kommunikasjon internt. L\u00f8sningen kan skaleres og videreutvikles i dag, av Gravplassetaten selv, til nytte for flere ansatte. Etatsleder i Gravplassetaten, Magne Mikal Hustavenes, sa etter samarbeidet:<\/p>\n\n\n\n

“N\u00e5 har vi g\u00e5tt fra \u00e5 snakke om Microsoft 365 til \u00e5 oppleve verkt\u00f8yene som probleml\u00f8sende for oss. OG det sprer seg i etaten. Veldig g\u00f8y!”<\/p>\n\n\n\n

\"\"
S\u00f8ren Erik Jakobsen og Eskil Rognhaug fra Vestre Gravlund <\/em><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Hvilke n\u00f8kkelroller er viktige n\u00e5r man jobber med endring? Lederskapet som ut\u00f8ves er en avgj\u00f8rende faktor for vellykket endring og gevinstrealisering. Med 45 ulike virksomheter i Oslo kommune, er det mange ledergrupper. Derfor er et annet viktig satsningsomr\u00e5de for endringsteamet kommunens ledere. Gjennom dialog, r\u00e5dgiving, foredrag og workshops jobber teamet med \u00e5 skape forankring og forst\u00e5else for de nye kontorst\u00f8tteverkt\u00f8yene. Dette arbeidet er med p\u00e5 \u00e5 st\u00f8tte lederne i selv \u00e5 kunne v\u00e6re p\u00e5drivere for en god endringsprosess, og jobbe med gevinstrealisering i egen virksomhet. Som en del av dette arbeidet utviklet endringsteamet ulike konsepter rettet mot ledere, eksempelvis \u00abHybrid ledelse ved bruk av digitale verkt\u00f8y\u00bb. Dette er et sv\u00e6rt popul\u00e6rt konsept som f\u00e5r mange gode tilbakemeldinger.<\/p>\n\n\n\n

“Jeg har gjennom egen deltakelse sett at Ingrid p\u00e5 en profesjonell m\u00e5te har fasilitert arbeidsm\u00f8ter med virksomheters ledergrupper, der lederne skal l\u00e6re \u00e5 mestre nye verkt\u00f8y, og hvor det skapes glede og lyst hos lederne til \u00e5 v\u00e6re p\u00e5drivere for endring i egne avdelinger.”<\/em>

– Tore Johannssen, Kundeansvarlig i Utviklings- og kompetanseetaten <\/p>\n\n\n\n

Hvorfor er det viktig \u00e5 skape engasjement hos de ansatte? For \u00e5 lykkes med endringsledelse holder det ikke \u00e5 kun jobbe med lederne, de ansatte m\u00e5 ogs\u00e5 involveres. Fra start er det viktig at det skapes en god forst\u00e5else blant de ansatte for hvorfor endringen er nyttig, hvilken betydning den har for deres arbeidshverdag og hvordan de kan nyttiggj\u00f8re seg endringen. For \u00e5 ivareta dette jobber endringsteamet systematisk og kontinuerlig med flere initiativ, med spesielt fokus p\u00e5 kunnskapsdeling og oppl\u00e6ring. Det er blant annet etablert ulike kunnskapsdelingsnettverk, hvor ansatte deler erfaringer og ideer med hverandre p\u00e5 tvers, som har f\u00f8rt til at smarte l\u00f8sninger og effektive arbeidsprosesser er delt og videreutviklet. Det er ogs\u00e5 laget en kunnskapsportal for alle kommunes ansatte, hvor de kan holde seg oppdatert, dele p\u00e5 tvers og selv finne frem til oppl\u00e6ring og nyttig informasjon.<\/p>\n\n\n\n

Hvordan jobbe strukturert med endring over tid og skape entusiasme? En endring kommer sjelden alene, og ofte i tillegg til andre arbeidsoppgaver. Dette var ogs\u00e5 tilfelle i Oslo kommune, og var derfor et viktig fokus for endringsteamet, som vet at \u00abendring er ikke noe som kommer av seg selv, det krever energi!\u00bb. Teamet etablerte derfor poseringen \u00abArma i v\u00e6ret\u00bb – en posering som skaper energi. Bare pr\u00f8v selv da vel \u2013 reis deg opp og strekk arma i v\u00e6ret! Kan du kjenne energien det gir? Teamet har tatt med seg denne poseringen i alt av leveranser og i alle m\u00f8ter med virksomhetene, og det har bredte seg i kommunen! Bilder av ansatte med \u00abarma i v\u00e6ret\u00bb blir delt b\u00e5de i interne og eksterne kommunikasjonskanaler. Ikke noe varmer et endringsteam mer \u2013 dette er ekte endringsglede!<\/p>\n\n\n\n

Ved sommeren 2023 har Oslo kommune, som et resultat av arbeidet s\u00e5 langt, h\u00f8stet mange gevinster fra investeringene som ble gjort, men ikke alle. Det har v\u00e6rt en \u00f8kning i bruk av verkt\u00f8yene og bedre samhandling internt, og p\u00e5 tvers av virksomhetene. En synlig delingskultur har bredt seg, hvor deling p\u00e5 tvers og det \u00e5 l\u00e6re av hverandre, har f\u00f8rt til synergi-effekter for mange ansatte. \u00abArma i v\u00e6ret\u00bb, med energi og endringsglede, har spredt seg rundt i kommunen som et synlig tegn p\u00e5 effekten av arbeidet. Lederforankringen har blitt styrket, noe som bidrar til \u00f8kt engasjement, og forst\u00e5else for videre endringsarbeid og gevinstrealisering. Som hos s\u00e5 mange andre store arbeidsgivere er det ulik modenhet og alle har ikke kommet like langt. Med Ingrid i lead har endringsteamet utviklet et verkt\u00f8y for \u00e5 m\u00e5le og f\u00f8lge opp utviklingen i modenhet. Verkt\u00f8yet vil bli benyttet av forvaltningen i videre arbeid og er ogs\u00e5 distribuert til virksomhetene i kommunen for \u00e5 underst\u00f8tte lokal oppf\u00f8lging. Kommunen vil fortsette sin endringsreise og h\u00f8ste flere gevinster basert p\u00e5 det gode grunnlaget som er lagt.<\/p>\n\n\n\n

Skal du gjennomf\u00f8re en endring i ditt selskap?<\/strong>\u200b<\/p>\n\n\n\n

Ta kontakt for en uformell prat om hvordan vi kan hjelpe\u202fdeg og din virksomhet med \u00e5 n\u00e5 deres m\u00e5l og realisere gevinster.\u202f\u200b<\/p>\n\n\n\n

\n
Kontakt Stretch Optimize<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Tilbake til <\/p>\n\n<\/div>\n\n\t<\/div>\n<\/section>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"","protected":false},"author":2,"featured_media":1566,"template":"","news-category":[21],"class_list":["post-2053","news","type-news","status-publish","has-post-thumbnail","hentry"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.stretch.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/news\/2053","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.stretch.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/news"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.stretch.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/news"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.stretch.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.stretch.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/news\/2053\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.stretch.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1566"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.stretch.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2053"}],"wp:term":[{"taxonomy":"news-category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.stretch.se\/en\/wp-json\/wp\/v2\/news-category?post=2053"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}