Affärsvärde, Projektledning, Inköp

Systemutrullning i små steg

Idag handlar stora initiativ inom organisationer ofta om att implementera någon typ av IT-stöd eller en processförändring. Business-caset må vara toppen, men en stor uppgift inom förändringsledningen kommer att vara hanteringen av vinnare och förlorare inom organisationen. Vi kommer ju trots allt att förändra vardagen för många.

Att hantera vinnarna i organisationen är enkelt. Men hur gör vi med de som kanske inte riktigt ser förbättringen med denna förändring? Hur hanterar vi de som ser sig som förlorare? Detta är något jag som inköpskonsult på Stretch ofta stöter på. Hur hittar vi incitamenten som gör processförändringen till en bra förändring för alla. Det är svårt, men vi gör det i små steg med fokus på affärsvärdet för hela organisationen. Vi gör det i nära dialog med personerna och vi gör det som ETT team med kunden.

Inom P2x, det vill säga själva avropningsdelen i en inköpsorganisation, byggs ofta business-caset upp genom att processtödet bland annat underlättar:

  • spend under management
  • leverantörskonsolidering
  • lägre kostnader

Bilder målas ofta upp om hur det ska underlätta för organisationen. Exempelvis genom att skapa klara riktlinjer kring vilka leverantörer som är rekommenderade samt fördelaktiga kontrakt skrivna med dessa. Detta är dock något som tyvärr inte är sant förrän flera års kontinuerlig användning av systemet då de direkta vinsterna egentligen är bättre spend under management. Slutanvändarna sitter i dessa fall ute i organisationen – assistenter, IT teamet, HR-administratörer och så vidare. De har ingen direkt koppling till inköp mer än att de beställer tjänster och produkter. De blir därmed ofta rena förlorare till en början. ”Tidigare behövde jag bara ringa min leverantör, nu måste jag använda ett system” blir vanliga fraser som hörs. Ledningen måste här jobba för att hålla dessa stakeholders glada så att inte allt för stora irritationsmoment sprider sig. Vi vill ju att alla ska använda systemet för att maximera affärsvärdet.

Något jag ofta upplever i projekt är att så fort go-live är klart och den första månadens support är genomförd så flyttar man över allt till en förvaltande organisation. Tyvärr sker detta allt för ofta helt utan en plan för en kontinuerlig utveckling av systemet. Man kan sätta upp klara mål kring hur väl supporten ska fungera och klara mätetal över hur många ordrar och andel omsättning som ska gå genom systemet. Däremot missar man att definiera hur planen ska se ut för att fortsätta utveckla funktionaliteten? Om vi kräver att slutanvändare ska spendera mer tid på att beställa sina varor måste väl också management försöka bidra till att utöka möjligheten att använda lösningen? För oss är det självklart! Vi vet att affärsvärdet kommer ifrån användningen så alla insatser som bidrar till ökad utveckling av funktionalitet är bra.

Jag vill därför slå ett slag för att mer tid måste läggas kring planerandet av överlämningen till linjeorganisationen med en plan för utvecklingen av systemet. För det första måste det vara klart för alla redan under projektet vem/vilka som faktiskt ska äga de nya processerna och systemet. Därefter måste överlämningen till denna organisation ha klara mål kring hur utvecklingen är planerad att ske. Exempelvis med förplanerade releaser av ny funktionalitet kvartalsvis. På så sätt skapas en egenutvecklande organisation som inte bara jobbar för att hålla sig över ytan utan som också pressas till att investera i slutanvändarna och utmana sig själva. Först då kan de maximera affärsnyttan av sin investering.

Våra tankar om små steg till affärsvärde är en bra ljuslykta att gå efter. Det är precis detta vi menar, ta små steg och få ut affärsvärde snabbare. För att skapa det affärsvärde ett projekt är tänkt att tillföra måste organisationen fortsätta att vilja utvecklas och inte bara jobba efter olika projektcykler. Gör det som en livscykel och som ETT team.

[HS-Sma-steg-till-affarsvarde]

Dela inlägget