En offert som tidigare tog 30–45 minuter att ta fram kan nu skapas på ungefär tio. I vissa fall får säljarna fram ett komplett utkast på bara några minuter. Genom en AI agent som integrerats direkt i Salesforce CPQ har SIS kraftigt reducerat handläggningstiden, stärkt kvaliteten i offertarbetet och tagit ett stort steg mot en mer automatiserad säljorganisation. Resultatet är inte bara snabbare processer – utan också en tydligare förståelse för hur AI kan hantera komplexa regelverk och komplettera säljarnas arbete.
En regelstyrd process som öppnade upp för AI-baserad effektivisering
När SIS moderniserade sin säljprocess med Salesforce CPQ blev det tydligt att en avgörande del av offertarbetet fortfarande krävde omfattande manuella insatser. Regelverket kring abonnemang, paketstorlekar och leverantörer var så komplext att det inte gick att uttrycka i klassiska if-satser.
Även erfarna säljare behövde lägga 30–45 minuter på varje offert, samtidigt som allt fler kundanpassade förfrågningar ökade den administrativa belastningen. Under CPQ projektet blev det därför tydligt att delar av logiken var för avancerade att bygga med traditionella verktyg men väl lämpade för AI, som kan tolka text, kombinera regelverk och hantera undantag på ett mer flexibelt sätt.
En AI-agent som bygger offerter direkt i Salesforce
Efter en workshop tog SIS och Stretch fram en prototyp baserad på Agentforce. Som ett första steg utvecklades en lösning där en AI-agent kunde:
- Ta emot en kundförfrågan via mejl
- Analysera innehållet och kontrollera kundens befintliga abonnemang
- Tolka regelverk och affärslogik
- Automatiskt bygga upp offertförslaget direkt i Salesforce CPQ
Agenten konstruerades med Agent Scripts, Actions, Topics och återanvändbara Prompt Templates för att säkerställa konsekvent beteende. Begränsningar i miljöer gjorde att utvecklingen skedde direkt i produktion, vilket ställde höga krav på precision och kontinuerlig validering.
När den första demon visades blev reaktionerna omedelbara. Agenten gjorde mer än att sammanfatta – den utförde riktiga systemhandlingar. Projektet gick sedan in i en iterativ testperiod där två säljare arbetade i skarpt läge över sommaren. Deras feedback användes för att förfina språk, logik och undantagshantering.
Samtidigt blev det tydligt att adoption kräver utbildning och förväntanshantering. Användare behövde förstå att AI inte är perfekt från start, och att även ett utkast som kräver mindre manuell justering innebär en stor tidsvinst. När lösningen rullades ut bredare stod effekterna klara:
- AI-agenten överträffade konsekvent det manuella arbetssättet i samtliga testade offertflöden.
- Varje offert innebar en genomsnittlig tidsbesparing på 20–35 minuter, jämfört med tidigare arbetssätt.
- Störst effekt uppnåddes i komplexa offertscenarier, särskilt:
– Vid tillägg av standarder i befintliga abonnemang.
– Vid skapande av nya abonnemang med flera leverantörer. - Andelen färdiga och direkt användbara offertutkast ökade markant, vilket minskade behovet av manuell efterbearbetning.
- Lösningen bidrog till en mer enhetlig tillämpning av regelverk och affärslogik i offertarbetet.
- Säljarnas tid kunde i högre grad omfördelas från administration till kunddialog och affärsutveckling.
Projektet har också höjt AI-mognaden i organisationen och öppnat nya möjligheter. SIS arbetar nu vidare med att automatisera inflöde av förfrågningar via e-post och har redan lanserat en agent som hanterar fakturareferenser – ytterligare ett område med betydande tidsvinster.
Om SIS
SIS – Svenska institutet för standarder – är Sveriges nationella standardiseringsorgan och en central aktör i det internationella samarbetet kring standarder. Organisationen erbjuder utbildningar, rådgivning och komplexa abonnemangslösningar och hanterar varje dag ett stort inflöde av kundspecifika förfrågningar.
Vill du veta mer?
Är du nyfiken på hur Salesforce kan samverka med AI, eller hur Agentforce kan effektivisera arbetet i din organisation?
Tveka inte att höra av dig!