Jag har under 25 år arbetat på en rad olika företag med frågor som handlar om hur man implementerar och/eller får effekt av sin ERP-satsning. ERP-systemen vi pratar om har framför allt varit från SAP. Under de här åren har jag upplevt verksamheter där SAP (ERP) verkligen varit nyckeln till ökad effektivitet och lönsamhet, men jag har också sett motsatsen där SAP blivit det stora hindret för att utveckla verksamheten. ERP-systemet har helt enkelt blivit ett rundningsmärke i alla IT-satsningar istället för en integrerad del av innovationen.
Alla som har varit med och implementerat SAP (eller vilket annat ERP-system som helst) i en större verksamhet vet att det är tufft, det är komplicerat och det kräver stora insatser i form av pengar, tid från verksamheten och engagemang ifrån ledande befattningshavare. Naturligtvis är en lyckad initial implementation en grundförutsättning för att systemet skall bli den effektivitetshöjare man önskar, men jag har varit i verksamheter där man trots lyckade implementationer efter några år får stora svårigheter. Under den senaste tiden har jag börjat fundera mer och mer på varför utfallet och nyttan kan bli så olika. I den här texten försöker jag konkretisera mina tankar och lista några av de faktorerna som jag tror är viktiga för att få en plattform som ger effektiva processer över tid.
1 – Älska datamodellen
ERP-system är system som täcker de flesta tänkbara processerna i ett företag. Vinsten med ERP – och det du som kund betalar för – är att det är en sammanhållen informationsmodell som täcker det du behöver från första till sista steget i en affärsprocess, och garanterar integriteten i det flödet.
Missförstå mig inte: Det är inte samma sak som att ERP-system har all funktionalitet som verksamheten någonsin behöver, men det finns en grundläggande modell som tar ett affärsflöde från A till Ö på ett kvalitetssäkrat sätt.
Så vad innebär detta? De verksamheter som har hållit ihop sin modell kring kärnan i sitt ERP har haft det lättare att bygga vidare med sin innovation tillsammans med andra systemlösningar, i de fall ERP-systemet inte har haft tillräckligt bra funktionalitet. Man har i dessa fall säkerställt att informationen i ERP-systemet flödar som det är tänkt, och de tillägg och anpassningar av funktionalitet som man därutöver behöver, har man istället byggt ”utanför” informationsmodellen och sett till att när något behöver hända i ERP så integrerar man på rätt ställe.
Ett exempel är en verksamhet som bygger en Webbshop för sina kunder. Det finns två grundmodeller: 1) Bygg en ”stand alone” webbshop där man fyller masterdata från olika källor och låter hela flödet vara isolerat i shopen fram till dess att man skapar en order. Då skickas den till ERP. 2) Bygg en fullt integrerad Webbshop där shopen hela tiden kommunicerar med ERP (och andra system) för att ha uppdaterad och rätt information, och lägg sedan ordern i ERP.
Skillnaden mellan dessa två scenarion ur ett ERP-perspektiv är att i det andra alternativet så säkerställer man redan innan ordern läggs att rätt priser, rabattsatser mm kommer in på ordern och ERP-systemet kommer att kunna processa ordern enligt den konfigurering som är gjord. Därmed säkerställs också det efterföljande flödet med plockning, leveranser, fakturering och så småningom registrerad betald faktura. SAPs kontroller vid orderskapande slår igenom hela ”order to cash” kedjan och att undvika dem i orderläggningsskedet skapar garanterat utmaningar längre ned i kedjan.
En bra vägledning för hur man skall tänka är att titta på hur SAPs egna ”add-on” produkter integrerar mot ERP. SAP har en lång rad produkter som i grunden utökar funktionaliteten i existerande ERP-processer. SAP SuccessFactors integration med ERP HCM, Aribas integration med MM, SAP MEs integration med PP osv.
2 – Masterdata är den hemliga ingrediensen
I SAP (ERP) är det tre faktorer som påverkar utfallet av en affärstransaktion:
- SAPs källkod ger grundfunktionaliteten i processerna och som slutkund kan du (eller åtminstone bör du) inte ändra på detta.
- Konfigureringen eller parametersättningen talar om vilka variationer du tillåter i en process och detta sätts primärt under implementationen av systemet eller när man gör förbättringar eller utvecklingar.
- Den tredje dimensionen är masterdatan, som fungerar som en specifikation kring hur jag vill att en given affärstransaktion skall falla ut.
Min observation är att i de verksamheter där man har sett till att underhåll och styrning av masterdata är nära själva affären, har man betydligt färre problem i sitt ERP-system. Motsatt så har de företag som ”outsourcat” masterdata till IT, eller gömt det hos en okänd slutanvändare i de mörkaste delarna av kontoret, ofta stora problem med att få effektivitet i sina processer.
Att förstå, och att äga, sin masterdata inom en funktion eller ett processområde borde vara lika självklart som att man är duktig på att skriva avtal, förhandla med leverantörer eller planera projekt. Att ”delegera” ner ansvaret till en IT avdelning eller en speciell masterdatagrupp fungerar i de fall då man som verksamhetsledare kan formulera vad man vill få ut av en affärstransaktion, men annars skapar det i bästa fall suboptimeringar och i värsta fall kaos.
3 – Låt dina bästa användare bli hjältar
I en av de bäst fungerande ERP-miljöerna jag har jobbat i drevs en stor del av utvecklingen av slutanvändarna själva. Det är i min värld den mest effektiva vägen för att uppnå ständig förbättring – låt de som arbetar i affärsprocesserna dagligen också vara de som optimerar sin egen vardag. I detta fall fanns utvalda SAP – nyckelanvändare där det ingick i arbetsuppgifterna att vara ”go-to” personer för sina kollegor samt en uttalad agenda med bonusmodeller som baserades på uppnådda resultat i form av förbättringar och utveckling. Ett internt ”Center of Excellence” genomförde löpande avstämningar med nyckelanvändarna och prioriteringar gjordes gemensamt.
Effekten efter införandet av en sådan modell blir påtaglig. Genom att peka ut ansvar, ge möjligheter och uppmuntra ett ständigt utbyte av idéer och erfarenheter, skapas en innovationskraft i organisationen och glappet mellan IT och business byggs bort. Den gemensamma problembilden som skapas när olika kompetenser möts är en utmärkt grogrund för nya idéer och innovativa lösningar.
Välj ut de bästa du har – ge dem avsatt tid att verkligen jobba med att bli bättre och fundera på olika möjligheter. Då kommer resultaten.
4 – Skillnaden på en leverantör och en partner
Min erfarenhet är att SAP fungerar som bäst i de verksamheter där det finns ett starkt kompetenscenter runt SAP. I samtliga fall jag sett har detta befunnit sig inom IT-organisationen, men bemanningen har utgjorts av en mix av tekniska och affärskunniga personer. De har haft en status av ”partners” i organisationen, i betydelsen att de varit aktiva och drivande i dialoger som rör hur man kan utveckla processer ytterligare, hitta nya affärsmöjligheter eller på annat sätt skapa nya värden.
Omvänt så är min observation genomgående att där SAP (och andra ERP-system) inte ger en nytta i verksamheten finns ett utpräglat beställar/utförar förhållande i organisationen, där ”business” är kunden och IT är utföranden.
I den senare varianten bygger all vidareutveckling/innovation på att det finns en kompetent beställare i business som förstår vilka möjligheter och begränsningar ERP-systemet har och att denne också har någon form av holistisk vy över hur processerna hänger ihop. I annat fall kan hen inte göra rätt beställningar. I denna set-up är det också vanligt att IT är en passiv och reaktiv partner, som adderar lågt eller inget värde. I många fall finns också en budgetmodell kopplad till detta som frisläpper pengar utifrån godkända initiativ, vilket ofta är ett resultat av vem som är bäst på att sälja sitt case istället för vad som är ett verkligt behov.
Problematiken med denna approach är att det alltid kommer att finnas ett behov av process/funktionsöverskridande arbete som aldrig kommer att prioriteras när det handlar om att optimera en funktionsbudget.
5 – Affärsdriven IT eller IT-driven affär?
På samma tema som partnerskap ovan har jag en reflektion kring det generella förhållandet mellan IT och resten av verksamheten. Det här gäller bredare än SAP men påverkar också möjligheterna till ett effektivt ERP-system.
Jag har varit i några bolag där den uttalade policyn är att vår affärsmodell och våra processer skall inte styras av IT systemen – dvs anpassa din IT lösning så att den passar det sättet som vi tycker är bäst. Naturligtvis finns det situationer där detta är avgörande för framgång, men i de allra flesta fall är det inte en nödvändighet och kostnaden i form av effektivitetsförluster och ökade IT-kostnader är hög så fort man börjar avvika från de ”best practise” som faktiskt finns inbyggda i de flesta system idag – ERP och andra.
I denna typ av verksamheter är också IT en bi-effekt av det faktum att man helt enkelt behöver system för att kunna jobba. Det är sällan IT-avdelningarna på denna typ av företag har en tongivande roll i diskussioner kring affärsutveckling och nya affärsmöjligheter.
Samtidigt lever vi i en värld där i princip varje affärstransaktion, varje händelse i ett företag, är beroende av att det finns ett fungerande IT stöd. Vi har en utveckling som snabbt går mot ökad digitalisering och automation för det är där det finns pengar att hämta i form av sänkta kostnader och ökad produktivitet. Våra affärer är idag IT-drivna, och begränsningar i att snabbt kunna vidareutveckla affärsmodeller ligger oftast i begränsningar i IT-systemen.
Trots detta finns det fortfarande verksamheter som både affärsutvecklar och budgeterar sina IT-investeringar helt drivet utifrån vad organisationens funktioner (förutom IT) tänker och tror att de behöver, vilket leder till spridda investeringar, osammanhängande lösningar och suboptimeringar i processen. Vi har väldigt svårt att tänka oss att en CIO skall utveckla företagets nästa marknadsföringsplan, men vi accepterar enkelt att VP Marketing utformar nästa digitala plan.
De organisationer som istället har en holistisk och iterativ affärsutvecklingsprocess där helhetsoptimering är i centrum har i min erfarenhet också större utväxling på sina ERP-system och de systemen som integrerar mot ERP för att skapa ett effektivt affärsflöde.
Mikael Björk
