Verksamhetsnära IT-förvaltning i en agil transformation

Effekterna av nyutveckling realiseras inom förvaltningen
Verksamhetsnära it-förvaltning är ett område jag trivs i och länge har arbetat i, mest inom offentlig sektor. Framförallt tror jag att det är dess komplexa karaktär med en kombination av långsiktig taktisk styrning och operativt arbete som gör det så spännande och bitvis utmanande. Kan man få det kontinuerliga arbetet inom förvaltningen att bli värdeskapande för kunderna/användarna blir motivationen hög och välmåendet hos de involverade ökar. Är förvaltningen väl fungerande handlar det kontinuerliga arbetet inte enbart om drift och underhåll utan även om vidareutveckling av det befintliga, vilket ofta kan vara minst lika viktigt och värdeskapande som nyutveckling. Dessutom är det ju inom förvaltningen som effekterna av nyutveckling faktiskt realiseras, vilket också i allra högsta grad bidrar till att göra förvaltningsarbetet oerhört viktigt och givande.

Trender inom förvaltning
Bland svenska myndigheter ser vi idag en växande trend som påverkar den verksamhetsnära it-förvaltningen på ett genomgripande sätt. På samma sätt som det har varit hett för många myndigheter att införa förvaltningsstyrning i sin organisation, ofta enligt pm3-modellen, är införande av storskaligt agilt arbetssätt och agil styrning nu hett och SAFe är det ramverk som många vänder blicken till. Jag tror stenhårt på synergieffekterna av att samma individ/er känner ansvar för både utveckling och förvaltning, samt att arbeta gemensamt med båda delarna så man förstår hur utveckling skapar bästa förutsättningar för förvaltning-grundbultar i det agila synsättet. Det skapar både större förståelse och kompetens kring hur allt hänger ihop och varför man vinner på att tänka långsiktigt redan från utvecklingens första fas. Och att slippa det så ofta frustrerande arbetet med överlämningar från projekt till förvaltning vinner man mycket på-ja listan över synergieffekter kan göras lång!

Förändringen från traditionell projekt- och förvaltningsstyrning till en gemensam agil styrning går ofta under benämningen agil transformation. Transformation är ett passande ord i sammanhanget. Det beskriver träffsäkert hur omfattande och genomgripande förändringen är för organisationen i kombination med hur låg förutsägbarheten är kring resultatet. Att få till ett lyckligt äktenskap mellan den kultur och de arbetssätt som finns i den befintliga förvaltningsorganisationen och de agila principerna och arbetssätten kräver mycket engagemang samt medvetenhet hos inblandade parter. Detta inte minst på chefsnivå där strategierna, målinriktning och ambitionsnivå sätts. Det är cheferna som ska agera som sponsorer för förändringen och deras inställning till förändringen sätter prägeln på hela arbetet. Mina insikter så här långt är att det är en större utmaning att transformera en förvaltningsorganisation än vad det är att transformera en projektorganisation-alltså blir det ännu viktigare att ha tydliga sponsorer i den delen av transformationen.

Varför är det en större utmaning? Man talar ofta om att förvaltningsorganisationen (likt projektorganisationen) är en virtuell organisation med roller som man blir inlånad till. I praktiken är det oftast så att den taktiska rollen som förvaltningsledare, och även ofta de operativa specialistrollerna inom förvaltningen, kräver ett heltidsengagemang utan slutdatum eftersom förvaltning är ett bestående tillstånd. Det leder lätt till att man snarare identifierar sig med sin roll inom förvaltningsorganisationen än med den befattning man är anställd som. En kultur som skapar gemenskap och trygghet växer med identiteten lätt fram inom förvaltningen. Vid en så pass omfattande förändring som en agil transformation innebär kräver det därför en stor dos av ödmjukhet och förståelse hos cheferna, och tydlig förändringsledning, för att skapa acceptans för förändringen hos de individer inom förvaltningen som idag identifierar sig med sin roll och verkar i en stark kultur.

Här och nu och bortom horisonten!
Tidigare pm3, nu SAFe…vad kan nästa trend månne bli för verksamhetsnära it-förvaltning i svenska myndigheter? Det lär vi få veta i framtiden och jag är redan nyfiken på vad som väntar bortom horisonten! Men först vill jag vara med och bidra till att förvaltningen blir så effektiv och värdeskapande som möjligt i den agila tidsanda vi befinner oss i just nu.

Anna Leijonhielm Källsäter, Stretch Public

Dela inlägget