Jag läste en artikel i Computer Sweden nyligen där det framkom att näringslivet drar ifrån offentlig sektor på beslutsstöd. Detta då den offentliga sektorn investerar mindre i sitt beslutstöd än näringslivet. En förklaring som gavs var den långa återbetalningstiden och det faktum att offentlig sektor har krav på att använda skattepengar på ett så effektivt sätt som möjligt. Vidare angavs en fragmenterad systemmiljö med äldre system, stordatorer och nischade lösningar att beslutsstöd blir svårare att hantera. Jag kan hålla helt med om det här då jag själv har sett det i mina uppdrag, främst inom offentlig sektor. Jag skulle däremot vilja lägga till två andra aspekter som jag stöter på inom offentligt sektor men som också är aktuellt för det privata näringslivet. Det är brist på helhetsyn och informationshantering för mätning.
Vad menar jag med det då och varför är det en så viktigt aspekt inom beslutstöd?
Jo, med begreppet helhetsyn anser jag att det allt för ofta saknas en kontroll över helhetsbilden eller en så kallad ”helikopterbild” över organisationen och dess begrepp, för att kunna leda och styra sin verksamhet. Jag har dock tyvärr stött på organisationer som saknar denna helhetsbild eller inte har haft kontroll över den, vilket är en förutsättning för att kunna leda verksamheten. Allt för ofta ser jag även att denna helhetsyn förloras mer och mer ju längre ner i den formella hierarkin jag kommer. Var och en har sitt ”revir”, sina uppgifter, sin verklighet och ser inte hur denna påverkar övriga ”revir”. Detsamma gäller mellan systemen som används inom verksamheten där det allt för ofta inte har samma helhetsbild över gemensamma begrepp. Vi tar ett exempel. Om våra system inte återspeglar den helhetsyn som vi beskriver i vår organisationsstruktur, hur ska vi då kunna jämföra data mellan ekonomi och produktion? Hur ska vi kunna leda och styra utan tillförlitlig data? Följden av denna delning och brist på helhetssyn blir att mycket energi läggs åt att mappa eller ”klistra ihop” data för att få en någorlunda korrekt helhetsbild.
Det samma gäller att vi behöver en helhetsyn över hur vi hanterar information, som är relevant för ledning och styrning. Man brukar säga att information är makt men utan koppling till helhetssynen om vilken information som behövs så är risken för ”information overload” överhängande och vi hamnar i en situation där vi ”inte ser skogen för alla träd”. Jag har många gånger upplevt att organisationer ofta lägger mycket tid på att följa upp och rapportera på en mängd information som inte är direkt kopplad till de krav som ställs från deras kunder och intressenter. Information som inte är direkt kopplad till de gemensamma strategierna och organisationens vision. En mätning och uppföljning behövs och det är viktigt för att ta reda på vart vi står, vilken riktning man måste gå i och om vi närmar oss målet. Tyvärr är den mesta uppföljningen och mätningen sådan att den ser bakåt istället för att ge indikationer på framåt och vad vi behöver göra.
Jag är övertygad om att ett effektivt utnyttjande av ert beslutstöd som stödjer en helhetsyn och informationshantering för mätning är en möjliggörare för att arbeta smartare. Det ger oss också bättre förutsättningar för styrning och förändring inom organisationen. Jag skulle vilja citera en gammal känd fotbollspelare (Gunnar Gren) här. När han fick frågan om hur han trots sin då höga ålder kunde hänga med i spelet blev svaret ”Står man där bollen kommer behöver man inte kunna springa fort”. Med andra ord så läste han spelet i förväg och på så sätt kunde han placera sig rätt. Han utgick ifrån helhetsynen på planen kopplad till de mål och krav som fanns. Genom att använda rätt information, kombinerat med erfarenhet givitvis, kunde han göra korrekta bedömningar och få fördelar. Detta är lätt att applicera på alla organisationer. Det handlar om att positionera sig rätt för att klara de krav som ställs på organisationen och arbeta smart för att nå framgång.
Genom att använda ditt beslutstöd och genom att kombinera helhetssynen med informationshantering för mätning ökar du möjligheten till att se trender och genomföra simuleringar för bättre planering och placering. Ett slutligt exempel på detta hämtar jag från ambulansen i Uppsala. De använde informationen i sitt beslutstöd för att se på var och när tidigare händelser skett, för att utifrån detta kunna ligga steget föra och placerade sig närmare eventuella nya händelser och därmed rädda liv. Det är vad jag vill kalla rätt information och att arbeta smart!
Hur mäter ni och ser på informationen hos er, har ni en heletsyn och ligger ni steget före?
