Hur konsumerar du helst ett äpple? Går det att svälja ett helt äpple? Nej, det går inte att svälja hela äpplet. Du behöver bita av flera bitar eller dela det aptitligt.
Samma princip gäller initiativ som skapar förbättringar, nya produkter eller nya digitala kanaler för att nå ut till nya kunder.
Det är en vanlig villfarelse att om vi startar stora och dyra projekt, så får vi mindre over-head och mer uppmärksamhet, och kommer snabbare till önskade resultat. Mer uppmärksamhet får du, men av andra anledningar, eftersom det är så lätt att underskatta förändrade förutsättningar, förändringar av resurser, underskattad komplexitet och beroenden till andra projekt, system eller leverantörer.
Detta skapar varians som i slutändan komplicerar, försvårar och försenar projektet. Det slutar således med mer over-head och ökad koordinering av den komplexitet som vi prematurt tvingat fram. Kostnader och tid ökar, enligt en icke-linjär bana. Var det verkligen detta vi ville!!?
Om projektet hade tagit formen av ett äpple så hade det inte svalts helt, det hade delats i lagom stora bitar. Bitar som ska skall vara så små och aptitliga så att du känner smak och konsistens av varje tugga. På samma sätt, genom ett steg i taget, tillför vi affärsvärde i verksamheten och en längtan efter nästa tugga. Men det slutar inte vid projekt, vi behöver en helhetssyn oavsett nivå inom verksamheten. Alla nivåer inom en verksamhet behöver dela upp sina behov, anamma ett nytt tankesätt – Lean Agile.
Var finns det minsta möjliga beviset på att vår arbetshypotes kan fungera?
Den mest påtagliga och direkt avgörande insatsen du kan göra för att skapa förutsättningar för ett Lean Agile arbetssätt, är att minska storleken på uppgifterna som skall utföras. Detta gäller på samtliga nivåer, från initiativ (epic) till feature, user story och till task. Stora oformliga uppgifter är svåra att hantera, och inleder oss i en värld med ökad koordinering (over-head) och omfattande planering. Detta i sin tur leder till icke-linjära fördröjningar, längre cykeltid och därmed färre chanser för återkoppling vilket innebär lägre kvalitet, lägre effektivitet och en påbörjad regressiv trend. Samtliga perspektiv; tid, pengar och kvalitet påverkas negativt.
Hur bryter vi detta mönster?
– Bit av!
Vi behöver se initiativen som delar av en större vision, där stegen till visionen kan delas upp i mindre initiativ med tydligt definierade och önskade nyttoeffekter. Jag säger ”önskade”, för vi måste samtidigt omfamna tanken att vi inte vet svaren i förväg. Vi behöver tillåta oss att tänka i termer av arbetshypoteser, och med det som utgångsläge betraktar vi världen som konstant föränderlig. Det finns inga misslyckanden! Vi kan bara lära oss mer!
Dela bitarna i mindre bitar
Vi klarar att göra samma sak med features. Delar vi features till mindre bitar, kan vi även dela upp user stories till skarpt definierade uppgifter. Sist men inte minst kan vi göra uppgifterna (tasks) till små, små tuggor. Jag följer riktlinjen att de finkornigaste uppgifterna, tasks, inte skall vara större än en halv dags arbete, eller närmare bestämt tre timmar.
Med detta tankesätt kommer vi att minimera varians i våra ansatser av implementation, utan att eliminera varians från vårt innovativa arbete. Vi vill alltid anta variation och samtidigt bevara möjliga lösningar. Vi vill inte stänga dörrar med att tidigt, fastställa hela arkitekturer eller låsa in oss i specifika designval. Balansen här är fin, och konsten måste bemästras av respektive team med kunskap och gemensamt fattade beslut. Med de korta cyklerna (som blir möjliga) kan vi tillåta oss att experimentera med lösningar, eftersom insatsen i varje cykel är liten, och kan backas eller modifieras. Varje cykel bör vara kortare än fyra veckor.
Ställer dina uppifter fler frågor än svar?
Vill du enkelt lyckas med ditt Agila arbete, börja med att se över projektets omfattning. Titta på de krav eller behov som finns i projektet, om du kan dela dessa i mindre och mer precisa delmängder, gör då det. Varje sådan förfining av uppgifterna förbättrar avsevärt dina chanser att leverera snabbare, och med högre precision. Det är otydliga uppgifter som leder till dryga fördröjningar. Uppgifter som ställer fler frågor än svar när du delar dem, synliggör varför du bör dela upp dem. Om vi förbinder oss till en uppgift med obesvarade frågor, uppkommer den typ av varians som vi aktivt strävar efter att eliminera.
Nu undrar du kanske, varför arbetar inte alla redan agilt? Vad är det egentligen som står i vägen för agila arbetsätt?
