Att genomföra kvalitetssäkring av ett projekt handlar väl bara om att kavla upp ärmarna, bita i det sura äpplet och få det överstökat? Eller?
I samband med att vi som nya Stretchare i Göteborg certifierade oss inom projektmetodiken PRINCE2, passade vi på att göra en djupdykning inom kvalitetssäkring av projekt och hur det stöds av metoder såsom PRINCE2. Vi var även intresserade av att förstå varför detta ämne anses torrt och tråkigt. Kvalité är väl positivt och bra. Kvalitetssäkring i projekt borde också vara något värdefullt och bra.
Kvalitetssäkring ger många fördelar
Under arbetets gång slogs vi av att fördelarna med att systematiskt arbeta med kvalitetssäkring av projekt inte bara är det uppenbara, nämligen att ”Säkerställa att projektet utförs korrekt och överensstämmer med relevanta standarder och ramverk”. Det finns även stora möjligheter att uppnå väsentliga, positiva sido-effekter. Dessa kan ha minst lika stora fördelar för projektet:
- Man kan få ett utökat engagemang och acceptans hos nyckelpersoner i och omkring projektet, genom att involvera dem i kvalitetssäkringsarbetet. Rent konkret innebär det att man bjuder in dem till att aktivt delta i de möten där man arbetar med frågeställningar kring projektets styrning. Detta ger allt som oftast möjligheter för effektiv tvärfunktionell kommunikation, eftersom nyckelpersonerna träffas i konstellationer som man inte gör i vanliga fall.
- Kvalitetssäkringen belyser områden inom projektet som är överordnat budget, funktion och tid och behöver ytterligare fokus. På så vis ges projektledningen möjligheter att fokusera på affärsvärde snarare än att ”bara” följa upp gentemot plan. I slutändan är det affärsvärdet som gör investeringen värdefull, inte bara att vi följt en given plan.
- En viktig aspekt i kvalitetssäkringens formella och informella aktiviteter är att förstå varandras ansvarsområden, uppgifter och prioriteringar. Därmed bidrar detta till att bygga ETT team och inte självständiga öar av projektresurser. Genom att arbeta som ett team kommer vi att skapa mer affärsvärde för organisationen.
- Kvalitetssäkringen ger upphov till nya frågor och idéer vilka man utvecklar tillsammans inom projektet. Individer med olika erfarenheter bidrar då till att utveckla kompetensnivån i projektet genom att man lär av varandra och tar tillvara på den användbara kunskapen som finns. Vi bygger upp och stöttar varandra.
- Det systematiska kvalitetssäkringsarbetet smittar gärna av sig på det dagliga arbetet och man skapar en kvalitetskultur som ger ett generellt högre medvetande om kvalitet i projektet. Ett sådant mindset gör att man proaktivt arbetar med möjligheter till förbättringar, snarare än att reaktiv korrigera luckor.
Kvalitetssäkring i projekt
Vi tror inte att valet av metodik spelar särskilt stor roll när det gäller dessa positiva sido-effekter. Dessa kan uppnås genom att bedriva ett systematiskt kvalitetssäkringsarbete inom projekt oavsett modell eller metod. Det viktiga är att man jobbar med den. Kvalitetssäkring är inte något som är statiskt och förutbestämt, utan genom att kontinuerligt arbeta med att utveckla och förbättra kvalitetssäkringsarbetet i sig kommer nya, söta sidoeffekter att uppstå!
Vi biter helt enkelt i det söta äpplet när vi kavlar upp ärmarna och bara gör det. Vi är med och skapar affärsvärde varje gång.
Är du nyfiken på hur vi på Stretch ser på affärsvärde i projekt och förvaltningar? Ladda ner vår e-bok Små steg till affärsvärde och bli inspirerad.
/Markus Jansson och Lisa Siljefalk
[HS-Sma-steg-till-affarsvarde]
