På 80 tallet jobbet jeg med forvaltning og vedlikehold av forretningseiendommer og boliger. På den tiden ble det gjort en revolusjonerende omveltning i synet på eiendoms- og byggforvaltning, noe som førte til store endringer på eksisterende forvaltningsorganisasjoner.
Fra en stort sett reaktiv forvaltningsmodell gikk man over til en mer proaktiv modell. Det vil si, istedenfor å sitte å vente til en bruker ringte for å klage på at det var lekkasje fra taket, begynte man å introdusere og organisere årlige og systematiske inspeksjoner av blant annet tak som skulle kartlegge vedlikeholds- eller erstatningsbehovet for å unngå lekkasjer. Såkalt preventivt vedlikehold. Livssyklus prinsipp ble også introdusert, og sammen med erfaringstall om erosjon og vedlikeholdsbehov av byggeelementer kunne man til slutt fremlegge en vedlikeholdsprognose eller -plan for hele byggets levetid. I praksis ble dette stort sett begrenset til prognoser for de kommende 5 – 10 år, noe som var tilstrekkelig for å kunne styre vedlikeholdsbudsjettene. På bakgrunn av de årlige inspeksjoner kunne man justere og styre planene og budsjettene ved å utsette eller fremskynde aktiviteter.
I tillegg til teknisk vedlikehold begynte man også å tenke på begrepet «funksjonell erosjon». I en mer og mer turbulent verden «eroderer» funksjonelle egenskaper ganske fort. Det som er tilstrekkelig for å dekke dagens behov er nødvendigvis ikke tilstrekkelig for morgendagens behov eller behovene om 3, 5 eller 10 år. Dette har konsekvenser for synet på livssyklus og levetiden på bygninger og vil dermed påvirke arkitekturprinsipper og byggemetoder for nye bygninger, samt forvaltningsprinsipper for eksisterende bygninger.
Det som skjedde rundt eiendomsforvaltning var altså et skifte mot å tenke livssyklus for eiendomsmassen. Eiendomsforvaltning fikk et helt annet fokus og kunne bidra til forretningsverdi.
Ca 10 år senere gikk jeg over til IT-bransjen og begynt å jobbe med utvikling og forvaltning av programvare. Parallellene og analogiene mellom bygge-bransjen og IT-bransjen var slående og jeg undret lenge på om jeg kunne benytte erfaringene mine fra eiendomsforvaltning utover det å gjenbruke klassifisering av avvik eller feil.
Siden midten av 90 tallet har ITIL vært en de facto standard for IT forvaltning. ITIL er en forvaltningsmodell med en livssyklus tilnærming på kontinuerlig vedlikehold og forbedring av IT systemer. ITIL håndterer både reaktiv og proaktiv forvaltning samt teknisk og funksjonelt vedlikehold. ITIL bidro til at forvaltning av IT system gav forretningsverdi. Dette er sammenlignbart med det vi så rundt eiendomsforvaltning på 80 tallet. Fokuset var i oppstarten mye relatert til forvaltning av maskinvare mens programvare har kommet mere i fokus de senere årene.
Det som var det store gevinsten på 80 tallet for eiendomsforvalterne var at man gjennom innføring av preventiv vedlikehold oppnådde:
- Antall klagesaker og henvendelser minsket betraktelig,
- «Nedetid» i bygningene og/eller funksjonell tapp minsket betraktelig,
- Følgeskader av feil ble redusert betraktelig.
Det kan tenkes at noe tilsvarende kan oppnås i IT forvaltning med preventiv vedlikehold. Når det gjelder programvare er det kanskje litt vanskeligere å forestille seg hva preventiv vedlikehold skal inneholde. I eiendomsforvaltningen er begrepet hardware og software ikke vanlig men man kan tenke seg at selvet bygget (konstruksjonen, fasadene, taket og de tekniske installasjonene) kan betraktes som hardware mens det som er igjen, stort sett interiøret, regnes som software. Og det viktigste vedlikehold relatert til interiøret er rengjøring. Selv har jeg en reaktiv rengjøringspolitikk, det vil si at jeg gjør rent når jeg ser at det begynner å blir skittent. I den profesjonelle interiørforvaltningen rengjøres det ifølge faste planer, rutiner og frekvenser, og denne formen av preventiv vedlikehold har vist seg til å være både effektivt og økonomisk lønnsomt.
Hvis man trekker analogien videre til IT software betyr det at vi skal rengjøres vår programvare regelmessig og det kan innbefatte:
- Datavasking, sette opp rutiner og prosesser for å identifisere og rydde i grunndatafeil og utgått data,
- Sette i gang tiltak for å identifisere og fjerne redundante data fra systemet
- Kode vasking, sette opp rutiner og prosesser for å identifisere og fjerne «død» kode
- Kode rydding, sette opp rutiner og prosesser for å identifisere og rydde kode som krever mye ressurser gjennom for eksempel «refactoring» og SQL optimalisering
Hvis man klarer å integrere disse rutiner og prosesser i en ITIL forvaltningsprosess da tror jeg at man kan oppnå betraktelige gevinster gjennom å:
- Unngå system feil, nede tid og tap av funksjonalitet
- Forebygge tap av ytelses
- Forebygge kapasitets problemer
- Forenkle systemendringer
- Redusere antall henvendelser og klagesaker
Min hypotese: Systemhygiene har en forretningsverdi!
Styrt systemhygiene er en av de små stegene man må ta for å øke lønnsomheten i bedriften. Er du nysgjerrig på noen av de andre stegene, vår inspirasjon er nedfelt i den lille boken ”Små steg till affärsvärde”.
Nysgjerrig på mer? Les gjerne min kollega Johan Bjärstorps blogg om temaet små steg til forretningsverdi.
