Change Management, Affärsvärde, Inköp

Inköp skapar mer affärsvärde när vi tar små steg.

Nu ska det bli nyordning! Fram med projektmallarna. Ju större förändring desto större projekt behöver vi. Jajamen. En stor våg som ska svepa in över verksamheten. Ett skönt brus uppstår när den träffar land och vi ser effekterna…

Men vad händer när något eller någon är i vägen? Vem får ge sig, vågens krafter eller människan som står i vägen? Det stänker och det knakar. Det som blir kvar när vågen drar sig tillbaka ser sällan ut som vi hade hoppats. Antingen har vågen varit för svag och inte lyckats skapa tillräcklig stor förändring eller så har den varit för stark och skapat en missnöjd verksamhet.

I mitt fall är vågen i de allra flesta fall en inköpsprocess med ett tillhörande verktygsstöd. Förväntningarna är höga på vad den ska åstadkomma. Besparingar och effektiviseringar. När den lagt sig kommer alla att köpa sina produkter och tjänster på samma sätt, i samma verktyg och från samma leverantörer. Dessutom kommer vi se exakt vilka som köper vad och allt vi köper är godkänt innan det beställs. Best-in-class here we come!

Tyvärr har jag väldigt sällan sett det här hända efter ett projekt. Det blir det enkla scopet som fångas. Utöver det mest stänk och sura miner. ”Vi jobbar inte så här. Vi ser inte nyttan. Vi förstår inte.” Utfall på det? Inte ens pengarna tillbaka för projektinvesteringen och väldigt lite affärsvärde. Det är skrämmande!

Läs guiden: Små steg till affärsvärden

En viktig orsak i just mitt fall är att vågen är ett centralt initiativ som kommer från inköp men slår mot verksamhetens strand. Det är där de stora beteendeförändringarna ska ske. Men folket på den här stranden är helt upptagna med sitt. Produktion, marknadsföring, IT eller vad det nu kan vara. De trivs dessutom ofta ganska bra med hur de köper in varor och tjänster. Det funkar. Då kommer den. En stor våg med hög fart och mycket tryck som vill få oss att beställa i ett verktyg för att bli mer effektiva och spara pengar. Den vanliga första reaktionen från verksamheten? Okej okej. Papper och pennor och sånt kan vi absolut köpa så här. Men våra konsulter, de köper vi redan si. Vårt underhåll köper vi så. Datorerna leasar vi. Facility management har vi outsourcat. Och så vidare. …Nej, ni hör. Det här är inget affärsvärde som nås med bara en våg. Varken verksamheten eller projektet hinner med när det börjar stänka.

Så vad skulle man kunna göra annorlunda då? Ja som till att börja med varför inte ta båten in i land och istället för att skicka på verksamheten något de inte bett om så formerar vi oss tillsammans och genomför förändringen som ETT TEAM? Nummer två är att vi istället för att försöka göra allt i ett svep gör det i små steg. Vi vet att vi kan sätta upp en IT-lösning på några månader men låt oss redan från början acceptera att verksamheten nog är för komplex för att förändras på så kort tid. Låt oss hitta en annan approach. Bjud in de som beställer mest för en viss inköpskategori. Visa en prototyp och kom genom dialog fram till hur just de kan anpassa sig till verktyget och hur verktyget behöver anpassa sig till dem. Iterera och sätt er igen. Gå på nästa gäng. Gör samma sak. Steg för steg får vi in fler och fler kategorier som från början inte verkade passa för verktyget. Vi är på väg mot en lyckad investering och uppnått affärsvärde. Varför små steg? Jo för att vi vet att vi kan skapa mer affärsvärde så!

Vill du läsa mer om hur vi på Stretch ser på det här? Stretch förändringsledning

Dela inlägget