Att planera för olika framtidsscenarier borde vara en självklarhet inom allt företagande. Ändå är planeringsprocessen ofta illa behandlad, vilket ibland beror på att det är svårt att visa på värdet i förhållande till den ansträngning man tänker krävs för att införa och arbeta med ett verktyg som stödjer en önskad planeringsprocess.
Stretch har lång samlad erfarenhet av att implementera verktyg som stödjer vitt skilda planeringsprocesser och vi tänkte därför dela med oss med lite av vad vi samlat på oss under åren för att skapa värde med ett budget- och planeringsverktyg.
Tycker du som oss, att budget och planering är bland det roligaste som finns, ser jag fram emot att du kommer på vårt seminarium den 15 februari så att vi kan fortsätta utbyta tankar om hur planeringsverktyg bäst används för att göra nytta!
Ägandeskap. Den främsta framgångsfaktorn för att lyckas i planeringsprocessen är att alla som då och då behöver lämna in en prognos för sin avdelning, sitt projekt eller vad det nu kan vara, känner det möjligt att i verkligheten påverka de siffror man prognosticerar och åtar sig att hålla.
Som exempel är det mycket bättre om en avdelningschef prognosticerar hur många resor till Europa, Nordamerika och Asien som kommer att göras på avdelningen, snarare än att knappa in ett pengabelopp på konto ”7611 flygbiljetter och övriga resekostnader”. Detta kallas ofta drivarbaserad planering, där antalet resor i detta fallet är drivare. Det blir en mycket bättre diskussion om vad man egentligen tänker åstadkomma på avdelningen och hur i detta fallet resorna bidrar till det. Använder man istället ”pengar på ett konto” som metod, blir det lätt att man tar förra årets belopp och plussar på 5 procent för att ha lite marginal, men vilken effekt har det egentligen på hur verksamheten styrs? Poängen är att pengar inte är något som lever i en egen parallell värld, utan alltid har en koppling till det man faktiskt gör i en verksamhet och som den ansvarige i detta fallet kan påverka. Ju tydligare denna koppling är, desto större ägandeskap och bättre styrning av verksamheten!
Läs även vårt blogginlägg ”Business Analysis skapar förutsättningar för ditt projekt”
Keep it simple (där det går). Planering är komplext, det finns så oerhört mycket i vår omvärld som påverkar vad resultatet i en verksamhet blir. I större organisationer finns dessutom ofta modeller för att fördela gemensamma kostnader eller beräkna priser som är byggda och förfinade under lång tid. Dessutom finns beroenden mellan olika planeringsflöden som med potential att ytterligare öka komplexiteten
Med detta sagt, är det jätteviktigt att hitta avgränsningar när man börjar införa sitt planeringsverktyg. Börja med en enkel process. Fokusera på de små vinster som görs, samtidigt som organisationen och IT-avdelningen vänjer sig vid det nya verktyget. Ett budget- och prognosverktyg är på många sätt ganska annorlunda än ett traditionellt BI-verktyg, som kräver en annan typ av governance som också behöver hanteras i projektet. Genom att börja med ett enkelt scope, får verktyget chansen att bevisa vad det kan (och inte) och förutsättningarna blir mycket bättre när nästa del i planeringsprocessen ska in i verktyget.
Process före teknik. Ett annat sätt att hålla nere komplexiteten är att applicera en ny lösning på en process som redan funkar bra och inte är i skriande behov av att göras om. Visst, vinsten kanske blir mindre än om man tar sig an en process som behöver en total re-make, men alla våra erfarenheter visar att genom att först noga designa och förankra en process (detta är ett gediget arbete!) blir den totala tiden för införandet (process och systemstöd) mindre. Mer än ett projekt har gått fel då de allt för höga ambitionerna varit att förändra processen samtidigt som ett verktyg implementeras.
Återvinning är inne! Tänk redan från början på vad du har i din organisation i form av lösningar för Business Intelligence, Master Data och behörighetsstyrning. Idag finns det fiffiga add-ons till praktiskt taget alla de vanliga Business Intelligence-lösningarna, så du kanske redan har det mesta som behövs för att få till en modern och effektiv planeringslösning. En vanlig utmaning med att återvinna data och strukturer är att planering ofta görs på en mindre detaljerad nivå än vad utfallsdata – som ofta används som referens – finns sparat på. Dessutom är det kanske nästa års kostnadsställe- eller produktstruktur man vill planera på, inte årets! Om denna typ av frågor är utredda innan projektet drar igång, finns stora möjligheter att kapa tid och kostnader i införandet av ett nytt budget- och planeringslösning och dessutom få mesta möjliga utväxling på redan gjorda investeringar.
För mer information och anmälan klicka här!
[HS-Sma-steg-till-affarsvarde]
