Idag pratar alla om digitalisering. Vi har upptäckt att vi har en stor mängd data som vi tidigare inte visste hur man skulle bearbeta. Tack vare utvecklingen av SOA (service-oriented architecture) och molntjänster, som det surrades om under 00-talet, har nya informationskorsningar tillgängliggjorts och nya arenor har öppnat sig för kapitalisering på information.
För att komma igång med våra digitaliseringsambitioner behöver vi snabbt överföra behov för nya funktioner i våra system, och då ofta tvärs över flera system, för att nå ut med nya värden till användarna. Alltför ofta ser jag att idéer läggs till ett ändringsforum som PMO (Project Management Office) och där processen normalt har en effektivitet på 1-5%. Denna låga effektivitet beror på mycket väntan, väntan på att idén blir omhändertagen och förd vidare till nästa instans i processen. Det värsta med detta arbetssätt är att vi splittrar upp aktiviteter som tillsammans egentligen är en del av en enda värdeström, i flera okoordinerade projekt, med olika sponsorer och leveransdatum, vilket gemensamt leder till långa cykeltider. Inget av projekten ser det gemensamma målet.
Vad kan vi göra åt saken?
Först och främst behöver sponsorer, oftast ledningen, förstå vad det är de ger sin tillåtelse till. Inte bara för att de skall sova gott på nätterna, utan främst för att de behöver internalisera vad det är vi skall uppnå. De behöver också ta ledning på arbetet genom att agera och leda genom exempel. Därför måste vi utbilda och coacha ledningsgruppen. Sedan följer vi upp förståelsen av konceptet. Vi kan inte lämna dem åt sitt öde, för om vi springer fortare än de som skall göra förändringen, då har vi tappat initiativet och det grepp som behövs för att komma vidare. När sponsorerna internaliserat budskapet, först då är vi redo att göra upp planerna för hur vi gemensamt tar oss an utmaningarna.
Vilka är utmaningarna?
- Att göra en värdeströms-analys
När och var triggas kundbehovet, när och var tillfredsställs det? Vad händer däremellan. Sätt ihop stegen i en så enkel och lättkommunicerad bild som möjligt. - Identifiera systemen
Identifiera vilka system som på ett eller annat sätt ingår i förädlingen av slutprodukten, dvs. de system som stödjer värdeströmmen. - Identifiera kompetenser och personal
Identifiera vilka kompetenser och personal som behövs för att beställa, konsumera, utveckla och underhålla systemen i fråga.
Nu är du redo att skapa rätt förutsättningar för de medarbetare som du identifierat under punkt tre ovan. Låt dem samverka utan hinder genom att eliminera andra projekttillhörigheter, projektrapporteringsansvar. Låt dem fokusera på utvecklingen av värdeströmmen. Och låt din budget motsvara värdeströmmen, enkelt räknat 1 MSEK/individ och år.
