Nu ska jag bli effektiv…slutrapporten ska in på fredag, jag behöver siffror från ekonomi innan dess, måste maila och påminna om det. Ska ringa de där samtalen jag missade förra veckan, just det, jag måste ringa till tandläkaren också…det har jag helt glömt bort. Beställa nytt lösenord till…hjälp, jag har över 400 olästa mail nu, jag behöver verkligen ta tag i min inbox snart, det här håller inte längre….oj, herregud, är det JAG som ska hämta på dagis idag…?!
Känner du igen dig?
Det gör vi nog alla då och då när vi försöker få ihop det berömda livspusslet. Hur går vi från ett kaos till ordning och reda? Hur ska vi kunna hinna med allt vi vill och ska göra och framför allt hur skapar vi den där strukturen som gör att dygnets 24 timmar räcker till?
Jag har inte det universella svaret på den frågan, jag tror nämligen inte på ”one size fits all”, men jag har testat en metod som fungerar för mig. Jag tror att de flesta behöver organisera sitt eget kaos, städa i tankarna, rensa och behålla det som faktiskt är viktigt och därefter agera! Hjärnan är inte skapt till att fokusera på flera saker samtidigt, när vi multitaskar gör vi egentligen allting med lite (ibland mycket) sämre kvalité. Detta är märkbart framförallt då uppgifterna liknar varandra och på så sätt konkurrerar om samma del av hjärnan, exempelvis när vi pratar i telefon och skriver ett mail samtidigt.
Den så kallade 80/20-regeln säger att vi lägger 80% av vår tid på relativt oviktiga saker. Det är med andra ord det vi gör på 20 % av vår tid som genererar värde och är viktigt. Det är dessa 20 % vi ska hitta i vårt organiserade kaos och genomföra med kvalité, resten kan kvitta även om det låter hårt. Men hur gallrar vi ut dessa 20 %? Det är trots allt de här aktiviteterna vi egentligen borde lägga 80 % av vår tid på, eller hur?
Metoden jag har testat är framtagen av David Allen och heter Getting Things Done. Genom att följa 5 enkla steg får du ett strukturerat sätt att förhålla dig till dina att-göra-listor, oavsett om det gäller jobbet eller privata åtaganden. Det är som med de flesta andra metoder och verktyg inget revolutionerande, utan egentligen lite sunt förnuft och struktur. Men min erfarenhet från målstyrning och förändringsledning visar att det är just sådant som är lätt i teorin som ofta blir svåra att realisera i verkligheten. Det behövs därför inga magiska metoder utan bara att du följer en enkel modell och gör det fullt ut, precis som vid realisering av en organisations mål och vision. Det kräver ingen magi, bara en tydlig modell för exekvering och att alla följer den helhjärtat. Enkelt i teorin, men otroligt komplext i det verkliga livet.
Getting Things Done i fem enkla steg:
- Fånga – Skriv ner det som tar din uppmärksamhet just nu. Ta med allt till en början, stort som smått, privat och arbetsrelaterat, 100 % ska med i den första gallringen.
- Tydliggör – Vad innebär alla saker som tar din uppmärksamhet? Ställ dig frågan: kan jag agera på det här? Om svaret blir nej ska du radera, arkivera eller bara glömma. Om svaret däremot blir ja, jag kan agera på det här ska du bestämma nästa steg. Om det tar dig mindre än 2 minuter, gör det nu! Om det tar längre tid, delegera om du kan eller skriv upp på din egen att-göra-lista.
- Strukturera – Skapa olika listor och sortera in dina actionspoint där de hör hemma. Organisera ditt kaos! Lämpliga listor kan vara Att ringa, Att göra på stan, Att göra på jobbet etc.
- Reflektera – gå igenom dina listor ofta för att bocka av och reflektera kring aktiviteterna och deras nästa steg. Minst en gång i veckan ska du rensa och uppdatera dina listor för att kunna släppa saker och inte låta dem ta för stort utrymme i ditt huvud.
- Agera – det finns som sagt ingen magi i den här metoden utan det handlar i slutändan om att du bara ska agera. Ett av mina favoritslogans är Nike’s JUST DO IT!
Mer information hittar du på gettingthingsdone.com
