Traditionell projektbudgetering söndrar din verksamhet. Uppföljning av timmar i syfte att styra och leda resurser, i förhållande till tillgänglighet mellan projekt, är ett arbete som tar mycket energi från varje enskild individ. Dessutom ställs projektledaren till svars inför hierarkin kallad ”governance”. Ark fylls med timmar och kostnader, och tid sätts upp i ERP-system, till ingen nytta skulle jag säga. Det ger endast en illusion av kontroll.
Maskineriet fortsätter, eftersom det upprätthålls i tron att det måste finnas, när det i själva verket ger upphov till rädsla och slöseri med tid. Rädsla för att inte nå målen, rädsla för att bli tillrättavisad, rädsla för att gå emot normen. Bortkastad tid då processen aldrig blir nöjd och när du matar den med nya kalkylblad och siffror, så vill den bara ha mer. Den är ett monster. Jag skojar inte! Detta organisatoriska beteende utlöser tre reaktioner bland de anställda:
- Interna motsättningar
Den ständiga kampen om resurser; initiativ ställs mot initiativ, projekt mot projekt och slutligen individer mot varandra. - Frustration över icke värdeadderande aktiviteter
Individer mäts på sina leveranser och allt som inte bidrar till leveransen betraktas som hinder, och upplevs som slöseri med tid och energi. - Rädsla för att göra fel
Den paralyserande rädslan av att riskera göra fel dödar all innovation och initiativkraft, och därmed förmågan att leverera högkvalitativa resultat.
Tänk om vi istället kunde lägga all kraft på att leverera affärsvärde.
– Så, vad ska vi göra?
– Släpp projektbudgetering!
– VA?
– Ja, släpp den och gå bortom budgetering (illustreras med en handgest som sakta rör sig mot horisonten följt av en lång konstpaus)
Okej, tillbaka till verkligheten. Du behöver din huvudbok för att gå lagar och förordningar samt skatteverket tillmötes. Men bortom det, släpp projektbudgeten! För att maximera affärsvärde av dina dagligen investerade pengar i personal och material, måste du investera i processen där utvecklingsarbetet sker och göra det till ett flöde. Personalkostnader i sig kan vi inte effektivisera, däremot hur personalen utför sitt arbete. Men oavsett vad vi väljer att personalen ska göra, rapportera tid eller leverera affärsvärde, kommer personalkostnaden vara den samma.
Om du skapar en allmän budget för antalet anställda som levererar i värdeströmmen (läs mer om värdeströmmar i kommande artiklar) och det material de använder, och gör detta på årsbasis. Vad får du då?
Jo, istället för att starta och stoppa punktinsatser i form av projekt, kan du genom dedikerade team fokusera på affärsvärden för system, funktioner och komponenter. Du matar värdeströmmarna med identifierade behov, interna och externa, och gör det för hela systemet/flödet. Med andra ord, de identifierade behoven löser du tvärs över hela utvecklingsprocessen under fördefinierade perioder, så kallade sprintar.
Du bryter därmed den traditionella projektbudgetuppföljningen och de icke-värden den skapar (interna motsättningar, frustration, rädsla). Inga fler suboptimeringar i form av projekt. Du har en vision och ett mål med hela värdeströmmen, som inte splittras mellan flera projekt. Du tar bort förflyttningar av budget från linje till projekt, och därmed flera omkostnadspålägg. Du avbryter inte teamen genom att flytta individer mellan olika projekt, du slipper slåss om vem som går vart, och du tränar grupperna i att självorganisera sig för att lösa uppgifter mest effektivt. Jag ska förklara mer i kommande artiklar om Scrum.
