Konflikter är oundvikliga och inträffar då och då. Så är det bara. De tar alltid energi, men det finns sätt att få tillbaka energi också. Om vi lär oss att hantera situationerna rätt vill säga.
Vi vill alla minimera destruktivt och slösaktigt beteende, då är det viktigt att vi lär oss att omvandla negativa konflikter till positiva möjligheter. Konflikter, eller snarare utkomsten av dem, behöver inte alltså vara dåliga – varken för individerna eller för organisationen.
Strax innan jul deltog jag och en kollega från Stretch på konferensen ”Integrating People, Organizational and Technical Skills” som en del av PMI SeminarsWorld® i Las Vegas. En av modulerna handlade om just Conflict Management i projekt- och programsammanhang. Konflikter är alltid närvarande, i olika grad, och ett starkt och tydligt beslutsfattande är det vassaste verktyget för att ta sig ur den negativa spiralen.
Tillsammans med effektivt beslutsfattande finns det några grundregler man bör följa:
- Skilj på sak och person – saklig argumentation, undvik personangrepp
- Fokus på mål och målsättningar – hur ser önskat resultat ut för alla intressenter, sträva efter win-win
- Utvärdera djupet och typen av konflikten. Är den relaterad till resurser, målsättningar eller identitet?
- Skapa en checklista med åtgärder – genomför dem
- Involvera gruppmedlemmarna
- Var kreativ
- Se till att komma till avslut och glöm inte uppföljning av beslutade åtgärder
Utvärdera konflikten ur flera olika perspektiv (reframing) och tänk igenom hur besluten kommer att påverka både människorna och kvaliteten i projektarbetet. En av föreläsarna formulerade det så här [Conflict Management In A Project Management Context]; “Conflicts cannot be avoided; we need to manage them with passion, persistence and patience.” – Alfonso Bucero
Som med andra utmaningar, närmar vi oss ofta konflikter i projekt med en process. Detta kan tyckas både stelt och kallt, men utan någon form av ramverk eller strukturerat angreppssätt är det mindre sannolikt att utgången blir framgångsrik.
Enligt PMI:s Project Management Book of Knowledge (PMBOK) föreslås fem tekniker för att hantera konflikter. Även om de utgår ifrån en projektmiljö, så är dessa ganska allmängiltiga och användbara i de flesta situationer. De höga förväntningarna att ständigt leverera resultat på en kort tidslinje sätter ännu större tryck på projektledningen när de dessutom behöver hantera konflikter. I PMBOK står det vidare: “Managing conflict is one of the biggest challenges a project manager faces.” Många av oss har, medvetet eller omedvetet, en ”favorit” bland dessa tekniker, det finns dock en tid och plats för varje metod:
- Undvikande konflikthantering: Att dra sig tillbaka från en pågående eller potentiell konfliktsituation genom att antingen skjuta upp problemet tills man är bättre förberedd eller hoppas på att den ska lösas av andra.
- Tillmötesgående konflikthantering: Områden där det finns samsyn förstärks istället för att fokusera på de där man står långt ifrån varandra. Fokusera alltså på det positiva så att harmoni och relationer kan upprätthållas. Fokus på det som ska göras.
- Kompromissande konflikthantering: Sök lösningar som ger en viss grad av tillfredsställelse för alla parter. På så sätt kan man åtminstone tillfälligt helt eller delvis lösa konflikten.
- Direkt och kraftfull konflikthantering: När man trycker på en ståndpunkt på bekostnad av andras, så måste man vara medveten om att utkomsten kommer att bli win-lose.
- Samarbete/lösningsorienterad konflikthantering: Att införliva flera synpunkter och insikter från olika perspektiv kräver en samarbetsvilja och öppen dialog. Detta leder normalt till samförstånd och engagemang.
På Stretch har vi projektledare som är både erfarna och har tydliga ledaregenskaper. Vi är ödmjuka inför de utmaningar och konflikter som ofta uppstår. Med mångårig praktisk erfarenhet från både större och mindre projekt i många olika branscher och miljöer har vi en välfylld verktygslåda för att kunna hjälpa till med just din och din organisations utmaningar. Oavsett metodik och oavsett systemlandskap. Ibland behöver plåster rivas av.
Nyfiken på att veta mer om projektledning the Stretch way? Kolla här! Läs gärna även inlägget om ledarskap och projektledning? Projekt-LEDARSKAP
Referenser till texten ovan: PMBOK® Guide, 5th Edition, ©2013 Project Management Institute, Inc.
